SISTEM INFORMASI BAGI PERENCANAAN DAN KONTROL
D
I
S
U
S
U
N
OLEH :
NAMA :
MASPUAN HARAHAP
NIM : 15 304 00003
DOSEN PENGAMPU
YULI EVIYANTI, S.E, M.M
JURUSAN MANEJEMEN DAKWAH
FAKULTAS DAKWAH DAN ILMU KOMUNIKASI
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI
PADANGSIDIMPUAN
TAHUN 2016
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan
kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta hidayah kepada kita
semua, sehingga berkat Karunia-Nya penyusun dapat menyelesaikan makalah “Sistem
Informasi bagi Perencanaan dan Kontrol” .
Dalam penyusunan makalah ini,
penyusun tidak lupa mengucapkan banyak terimakasih pada semua pihak yang telah
membantu dalam menyelesaikan tugas makalah ini sehinggga penyusun dapat
menyelesaikan penyusunan makalah ini.
Terlepas dari semua itu, penyusun
menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat
maupun tata bahasanya. Oleh karena itu, dengan tangan terbuka penyusun menerima
segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ini.
Dalam penyusunan makalah ini
penyusun berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi penyusun sendiri
maupun kepada pembaca umumnya.
Padangsidimpuan, Nopember 2016
Penyusun
DAFTAR ISI
KATA
PENGANTAR................................................................................ i
DAFTAR
ISI............................................................................................... ii
BAB
I PENDAHULUAN.......................................................................... 1
BAB
II PEMBAHASAN............................................................................ 2
A. Perencanaan dan Kontrol dalam Organisasi.................................... 2
B. Proses Perencanaan.......................................................................... 5
BAB III PENUTUP.................................................................................... 10
A.
Kesimpulan...................................................................................... 10
B.
Saran................................................................................................ 10
DAFTAR PUSTAKA................................................................................. 11
BAB I
PENDAHULUAN
Perencanaan
diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini
merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan
tindakan. Perencanaan diperlukan dalam jenis kegiatan baik itu kegiatan oranisasi,
perusahaan maupun kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap
fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan
keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.
Perencanaan
merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutma dalam
menghadapi lingkungan eksternal yangberubah dinamis. Dalam era globalisasi ini,
perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan
bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).
Suatu
organisasi yang menjalankan sejumlah aktivitas memulai kegiatannya dengan
melakukan proses perencanaan. Perencanaan dilakukan melalui aktivitas yang
melibatkan individu-individu. Aktivitas inidividu ini diarahkan untuk mencapai
tujuan organisasi. Yang sering dilakukan adalah adanya kesadaran individu
sebagai makhluk juga mempunyai keinginan-keinginan atau tujuan pibadi. Tujuan
pribadi seseorang bisa selaras dengan tujuan organisasi, bisa juga tidak
selaras. Ketidakselarasan tujuan mengakibatkan tujuan organisasi atau tujuan
individu tidak tercapai. Untuk itu diperlukan suatu pengendali kerja sehingga
tujuan individu bisa selaras dengan tujuan organisasi. Salah satu alat untuk
mencapai hal tersebut adalah adanya sistem pengendalian manajemen yang baik.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Perencanaan dan Kontrol dalam Organisasi
Perencanaan (planning)
adalah fungsi dasar (fundamental)
manajemen, karena organizing, staffing, directing, dan controlling pun harus terlebih dahulu di
rencanakan. Perencanaan ini adalah dinamis.Perencanaan ini di tujukan pada masa
depan yang penuh dengan ketidakpastian,karena adanya perubahan kondisi dan
situasi.[1]
Definisi
perencanaan dikemukakan oleh Erly Suandy sebagai berikut :[2]
“Secara
umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan
kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi
(program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan)
yang diperlukan untuk menc“apai tujuan perusahaan secara menyeluruh.”
Menurut
Robbins dan Coulter, maksud dari
perencanaan adalah sebagai penunjuk arah, meminimalisir akibat yang terjadi
karena adanya perubahan, lebih efisien serta efektif serta membuat
standar-standar atau pedoman dalam pengendalian pelaksanaan rencana. Sedangkan
menurut Wilson, arti perencanaan adalah suatu proses lain, atau keadaan yang
ada dirubah agar dapat mencapai tujuan dan sasaran dari perencanaan tersebut.
Perencanaan menurut Wilson terdiri dari proses analisa, penyusunan kebijakan
serta menciptakan rancangan.an.
Perencanaan
secara garis besar diartikan sebagai proses mendefinisikan tujuan organisasi,
membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkann rencana
aktivitas kerja organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu
memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan :[3]
1.
apa (what);
2.
siapa (who);
3.
kapan (when);
4.
dimana (where);
5.
mengapa (why);
6.
bagaimana (how).
Jadi
perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari
sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan,
kebijaksanaan-kebijaksanaan serta programprogram yang dilakukan. Perencanaan
merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa
perencanaan berjalan.
Semua
kegiatan manajerial didasarkan dengan rencana yang sudah ditetapkan. Rencana
menentukan ke mana organisasi dan kegiatan-kegiatannya akan diarahkan. Ini
berarti bahwa maksud dari tiap rencana dan semua rencana-rencana turunan adalah
membantu pencapaian tujuan organisasi. Secara lebih spesifik pentingnya
perencanaan dalam organisasi juga dapat dilihat dari keuntungan perencanaan
sebagai berikut.[4]
1. Meningkatkan
fokus dan fleksibilitas (focus and
flexibility)
Suatu
organisasi dengan fokus mengetahui apa yang terbaik dikerjakan, dan mengetahui
bagaimana melayani mereka dengan baik. Suatu organisasi dengan fleksibilitas
beroperasi secara dinamis dan dengan satu pengertian tentang masa depan.
2. Meningkatkan
koordinasi (coordination)
Ada
banyak perbedaan subsistem dan kelompok dalam organisasi dan masing-masing
memiliki berbagai tujuan pada tiap waktu tertentu. Tetapi tujuan itu semua
menjadi seperangkat yang saling membantu satu sama lain karena tersusun secara
hierarki. Membantu koordinasi pengambilan keputusan oleh manajer unit. Ini akan
meminimasi tumpang tindih kegiatan dan membantu pemakaian biaya.
3. Meningkatkan
kontrol (control)
Kontrol
manajerial meliputi pengukuran dan pengevaluasian hasil kinerja dan mengambil
tindakan perbaikan jika diperlukan. Perencanaan membantu membuat hal itu
menjadi mungkin melalui penetapan tujuan dan identifikasi tindakan spesifik
melalui mana hal itu diwujudkan.
4. Memperbaiki
manajemen waktu (time management)
Melalui
keuntungan personal dari peningkatan fokus dan fleksibilitas, koordinasi, dan
kontrol, perencanaan adalah satu bentuk dari manajemen waktu.
Controlling atau sering juga disebut pengendalian adalah satu
diantara beberapa fungsi manajemen berupa mengadakan penilaian, bila perlu
mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan
yang benar dengan tujuan yang telah digariskan semula.[5]
Bila ditinjau dari proses, maka proses itu adalah proses yang dilakukan untuk
memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan dan dilaksanakan
bisa berjalan sesuai target yang diharapkan.
Ada banyak pengertian fungsi controlling menurut beberapa pakar, di antaranya:[6]
Pada tahun 1916, Henri Fayol merumuskan salah satu definisi pertama
kontrol karena berkaitan dengan manajemen. Adalah pengendalian suatu usaha
terdiri dari melihat bahwa segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan
rencana yang telah diadopsi, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip
yang telah ditetapkan. Controlling
sangat penting untuk mengetahui kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan
dicegah dari berulang.
Menurut George R. Terry, pengawasan (controlling)
yaitu untuk mengawasi apakah gerakan dari organisasi ini sudah sesuai dengan
rencana atau belum. Serta mengawasi penggunaan sumber daya dalam organisasi
agar bisa terpakai secara efektif dan efisien tanpa ada yang melenceng dari
rencana.
Menurut Harold Koontz, pengendalian adalah pengukuran dan koreksi
kinerja dalam rangka untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan perusahaan dan
rencana yang dirancang untuk mencapainya tercapai.
Organisasi terdiri dari manajer dan karyawan harus
dimotivasi dan dituntun agar melakukan apa yang diinginkan pimpinannya dan
harus dikoreksi jika menyimpang dari arah pencapaian tujuan organisasi. Dasar
dari semua proses pengendalian adalah pemikiran untuk mengarahkan suatu
variabel, atau sekumpulan variabel, guna mencapai tujuan tertentu. Variabel
dapat berupa manusia, mesin, organisasi.
Dari pengertian diatas dapat dinyatakan ada hubungan
Antara controlling dan perencanaan.
Perencanaan (planning) yaitu sebagai
dasar pemikiran dari tujuan dan penyusunan langkah-langkah yang akan dipakai
untuk mencapai tujuan.
Sebagian orang dalam organisasi melakukan
perencanaan dan sebagian lagi dalam bidang pengendalian. Kedua hal ini saling
terkait. Kebanyakan manajer melakukan pengendalian namun sifat dari
pengendalian itu sendiri berbeda dalam penerapannya untuk penetapan strategi, pengendalian
manajemen dan pengendalian tugas. Karena itu, perencanaan dan pengendalian
tidak merupakan kegiatan terpisah tapi saling terkait satu sama lainnya.
B.
Proses Perencanaan
Sebelum para manajer dapat mengorganisasi, memimpin,
atau mengendalikan, terlebih dahulu mereka harus membuat rencana yang
memberikan arah pada setiap kegiatan organisasi. Pada tahap perencanaan para
manajer menentukan apa yang akan dikerjakan, kapan akan mengerjakan, bagaimana
mengerjakannya, dan siapa yang akan mengerjakannya.
Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan
manajemen dan semakin mengingkat pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi,
dimana perencanaan itu mempunyai kemungkinan dampak yang paling besar pada
keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top manajer pada umumnya mencurahkan
hampir semua waktu perencanannya jauh ke masa depan dan pada strategi-strategi
dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih rendah merencanakan
terutama untuk subunit mereka sendiri dan untuk jangka waktu yang lebih pendek.
Terdapat pula beberapa variasi dalam tanggung jawab
perencanaan yang tergantung pada ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau
kegiatan khusus manajer. Organisasi yang besar dan berskala internasional lebih
menaruh perhatian pada perencanaan jangka panjang daripada perusahaan lokal.
Akan tetapi pada umumnya organisasi perlu mempertimbangkan keseimbangan antara
perencanaan jangka panjang maupun perencnaan jangka pendek. Karena itu penting
bagi para mnajer untuk mengerti peranan perencanaan secara keseluruhan.
Kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat
tahap sebagai berikut :[7]
1.
Formulasi tujuan
(goal formulation) atau penetapan
tujuan (setting objectives)
Langkah pertama dari proses perencanaan ialah
memformulasi tujuan organisasional. Tujuan merupakan akhir yang diharapkan.
Berdasarkan isi secara khas umumnya disetujui tiga tujuan besar. Pertama,
manajer mengidentifikasi visi organisasional. Kedua, manajer menetapkan misi
organisasional. Dan ketiga manajer biasanya menyetujui nilai dasar organisasi.
a.
Visi
organisasional
Semua tindakan organisasional dimulai dengan adanya
suatu visi. Visi dapat didefinisikan sebagai gambaran yang ideal mengenai masa
depan organisasi yang diharapkan, realistik dan mungkin dicapai dan lebih baik
dari keadaan sekarang. Ciri khas dari suatu organisasi yang kreatif dan
memiliki kinerja istimewa apabila memiliki suatu visi bersama.
Jika anggota memiliki visi yang sama maka mereka
akan memiliki suatu komitmen tentang apa yang ingin mereka capai sebagai suatu
kesatuan. Sementara itu, jika ada satu unit kerja sedang bekerja bersama-sama
untuk suatu sasaran yang telah dietapkan oleh organisasi tidak berarti bahwa
anggota dari unit kerja tersebut telah memiliki suatu visi yang sama.
b.
Misi
organisasional
Misi organisasional tidak lain adalah maksud
organisasi atau alasan fundamental untuk keberadaan oganisasi. Misi yang
biasanya diturunkan dari konteks sosietal dimana organisasi beroperasi
berhubungan dengan jawaban atas pertanyaan : who are we? Sebab itu pernyataan
misi adalah pernyataan luas tentang dasar, maksud unik, dan jangkauan operasi
yang membedakan organisasi dengan tipe yang lain. Misalnya institusi pendidikan
tinggi ada untuk menemukan dan membagi pengetahuan.
c.
Nilai dasar
organisasional
Nilai organisasional merupakan standar etik dan
filosofi yang secara eksplisit dan secara implisit ditujukan kepada pegawai
organisasi dalam mewujudkan maksud dan misi organisasi. Jadi nilai dasar
oganisasional merupakan kerangka acuan bagi tindakan sehari-hari bagi seluruh
personalia. Nilai organisasional berhubungan dengan jawaban atas pertanyaan: what are our guiding objectives? bahwa
pernyataan nilai organisasional mengakomodasi tiga konsiderasi dasar dalam
menjalankan manajemen terbaik dari organisasi.
2.
Diagnosis
lingkungan (environmental analyst)
Lingkungan eksternal organisasi, baik yang langsung
berpengaruh terhadap aktivitas organisasi dapat menjadi hambatan tetapi
sekaligus menjadi peluang bagi organisasi. Menentukan tindakan yang realistis
untuk merealisasi tujuan tergantung pada kesadaran akan hambatan dan peluang
dari lingkungan organisasi.
Lingkungan internal organisasi juga perlu
didiagnosis untuk mengetahui kapabilitas internal, baik kekuatan dan kelemahan
organisasi. Meskipun organisasi dan para perencana tidak dapat mengontrol masa
yang akan datang, tetapi mereka harus berusaha mengidentifikasinya dan
melakukan isolasi tindakan-tindakan sekarang dan hasilnya dapat diharapkan
mempengaruhi masa yang akan datang.
3.
Pembuatan
keputusan rencana strategi (strategic
plan decision making)
Tahap ketiga dari proses perencanaan adalah membuat
rencana strategi ini dibuat berdasarkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan
sebelumnya. Rencana strategi sebagai rencana jangka panjang atau rencana
berorientasi ke masa depan ditetapkan setelah manajer melakukan analisis,baik
peluang dan hambatan yang dipresentasi oleh lingkungan eksternal organisasi
dalam hubungan dengan kekuatan dan kelemahan organisasi.
Perencanaan strategi dapat dilakukan apabila manajer
memahami tujuan strategis; melakukan analisis lingkungan yaitu penilaian,
informasi, secara sistematik tentang lingkungan eksternal organisasi.
Berdasarkan hal ini baru dilakukan analisis strategi dengan melakukan analisis
swot. Tahap selanjutnya dari proses formulasi strategi ialah menentukan pilihan
alternatif, implementasi strategi dan mengontrol strategi.
Tiap organisasi mempunyai strategi dan berdasarkan
tingkatan organisasi ada tiga tipe strategi:
a)
Strategi level korporasi
b)
Strategi level bisnis
c)
Strategi level fungsional
Akhirnya, rencana strategis yang dipilih
diimplementasikan dalam kegiatan sehari-hari organisasi. Ini berarti strategi
harus diterjemahkan ke dalam tindakan dan petunjuk untuk bertindak bagi unit
dan anggota organisasional. Untuk itu
dikembangkan rencana jangka pendek untuk satu tahun atau kurang dan rencana
jangka panjang untuk lima tahun atau lebih. Implementasi strategi ini harus
dikontrol atau manajer secara reguler memeriksa perkembangan rencana strategi,
sebab keberhasilan dari tiap strategi tergantung pada kemampuan manajer
melakukan pengontrolan, seperti memonitor perubahan dalam sumber-sumber kritis,
keterampilan, dan persaingan, dan pasar, atau faktor-faktor lingkungan lain.
4.
Kembangkan
rencana operasional (develop operational
plan)
Rencana strategi kemudian dikembangkan menjadi
rencana operasional, kadang-kadang disebut rencana taktis, atau rencana
tindakan. Suatu rencana operasional ialah satu rencana dari lingkup terbatas
yang menekankan kegiatan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk melaksanakan
rencana-rencana strategis. Tujuan dari rencana operasional ialah membantu
melaksanakan rencana strategis, mangatur tanggung jawab orang untuk mencapai
tujuan jangka panjang dan jangka pendek dan apa yang mereka butuhkan untuk
mengerjakan dan bagaimana mereka mencapai tujuan itu.
5.
Implementasi
rencana dan evaluasi hasil (implement the
plan and evaluate result)
Rencana yang sudah ditetapkan kemudian
diimplementasikan melalui kegiatan-kegiatan pengorganisasian, penyusunan staf,
kepemimpinan, dan pengontrolan. Melalui pengorganisasian akan dapat disusun
kegiatan-kegiatan dan pembagian kerja, melalui penyusunan staf diperoleh
orang-orang yang memiliki kualifikasi yang sesuai dengan pekerjaan, melalui
pemimpin menghasilkan gerak ke arah pencapaian tujuan; dan melalui kontrol akan
dapat diketahui sejauhmana kesesuaian antara rencana atau standar yang telah
ditetapkan dengan hasil yang dicapai. Informasi ini menjadi umpan balik untuk
pertimbangan apakah perlu atau tidak melakukan perencanaan ulang.
Proses perencanaan ulang mungkin ditujukan melalui
tahap pertama atau menetapkan misi dan tujuan dan seterusnya, namun juga
mungkin hanya ditujukan untuk rencana strategis yang diikuti rencana
operasional atau perencanaan ulang hanya ditujukan untuk rencana operasional.
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari
suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang
berubah dinamis.
Perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang
berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan
tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta programprogram yang dilakukan.
Controlling atau sering juga disebut pengendalian adalah satu
diantara beberapa fungsi manajemen berupa mengadakan penilaian, bila perlu
mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan
yang benar dengan tujuan yang telah digariskan semula.
Sebagian orang dalam organisasi melakukan
perencanaan dan sebagian lagi dalam bidang pengendalian. Kedua hal ini saling
terkait.
Perencanaan sebagai suatu proses dapat dilakukan
melalui beberapa tahap, yaitu, formulasi tujuan, diagnosis lingkungan, rencana
strategi, rencana operasional, dan implementasi rencana.
B.
Saran
Sebaiknya dalam mengambil keputusan dan tindakan
dalam berbagai bentuk organisasi menggunakan proses dasar manajemen berupa
perencanaan.
Dalam sebuah prencanaan perlu memperhatikan sifat
rencana yang baik untuk mencapai hasil yang diinginkan.
DAFTAR PUSTAKA
Handayaningrat, Soewarno. 1995. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Jakarta: Gunung
Agung.
Handoko, T. Hani. 1999.
Manajemen. Yogyakarta: BPFE .
Hasibuan, Melayu S.P.
2000. Menejemen (dasar,pengertian dan
Masalah). Jakarta: Bumi Aksa .
Herujito Yayat, M.
2001. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: PT Grasindo.
Silalahi, Ulbert. 2009.
Studi tentang Ilmu Administrasi.
Bandung: Sinar Baru Algesindo.
Suandy, Erly. 2001. Perpajakan,
Edisi 1. Jakarta: Salemba Empat.
[1]
Melayu S.P Hasibuan, Menejemen
(dasar,pengertian dan Masalah), (Jakarta- Bumi Aksa, 2000), hal. 1
[2]
Erly Suandy, Perpajakan, Edisi 1, (Jakarta:
Salemba Empat, 2001), hal. 2
[3]
Ulbert Silalahi, Studi tentang Ilmu
Administrasi, (Bandung: Sinar Baru Algesindo, 2009), hal. 166.
[4]
Soewarno Handayaningrat, Pengantar Studi
Ilmu Administrasi dan Manajemen, (Jakarta: Gunung Agung, 1995), hal. 127.
[5]
M Herujito Yayat, Dasar-Dasar Manajemen, (Jakarta: PT Grasindo, 2001),
hal. 51
[6]
Ibid, hal. 56
[7]
T. Hani Handoko, Manajemen. (Yogyakarta: BPFE, 1999), hal. 79
Tidak ada komentar:
Posting Komentar